Внедрение 1С со "101 Эксперт"

Внедрение новой программы – напряженный и трудоемкий процесс для любой организации. Новую программу сначала надо изучить, потом адаптировать и настроить под нужды предприятия, учесть все взаимосвязи между сотрудниками, и зачастую внести корректировки в бизнес-процессы организации. И поскольку внедрение – это, как правило, дополнительная нагрузка к основной деятельности, то у руководителей предприятия часто не хватает времени, а также знаний, чтобы грамотно распределить задачи по внедрению и проконтролировать их выполнение. И именно в этом мы вам поможем – возьмем на себя основную часть организационной работы.

Так что же нужно сделать, чтобы внедрение прошло без сбоев?

Шаг первый. Знакомство. Нужно выяснить, зачем предприятию необходима новая программа или доработка существующей. Это самый важный этап. Без него внедрение может перетечь в ситуацию, как в известной шутке: «Нас никогда не сбить с пути, нам все равно куда идти». А идти по этому пути можно бесконечно ☺. Поэтому мы тщательно «допрашиваем» всех заинтересованных во внедрении лиц о целях проекта. Это помогает нам более точно подобрать инструменты для решения проблем предприятия, а его собственникам и руководителям – более детально представить конечный результат. Таким образом, данный этап – это маяк, глядя на который, мы будем плыть в потоке множества задач проекта.

Шаг второй. Подготовка “дорожной карты” проекта. На данном этапе мы уже начинаем строить более детальный план и составляем документы, которые будут регламентировать дальнейшие работы. 

Для начала, мы описываем команду проекта – всех тех людей, которые будут работать над задачами. В нее входят следующие группы лиц:

• Руководители и собственники предприятия – люди, которые в первую очередь заинтересованы в результатах проекта. Они будут давать задания и принимать решения по проекту, а также подписывать акты и платить деньги за работу ☺. 
• Специалисты заказчика – пользователи, которых нужно сначала научить взаимодействовать с программой, а часто и между собой. Они будут вносить данные, необходимые для программы и проверять корректность ее работы. 
• Программисты и внедренцы – наши специалисты, отвечающие за техническую и организационную часть. 
• другие специалисты и сотрудники предприятия, необходимые для внедрения проекта. 

Далее мы составляем матрицу ответственности. Неважно большой это проект или маленький. Даже если в нем участвуют только наш программист и ваш бухгалтер, крайне важно распределить обязанности, чтобы понимать, кто за какую работу отвечает, кто ставит задачи, кто контролирует их выполнение Подробное описание зоны ответственности помогает Заказчику оценить свои ресурсы и готовность к реализации проекта. Например, наша зона ответственности – это подготовка технического задания на основе информации, полученной от Заказчика, программные доработки и проверка работоспособности программы на тестовых данных. Зона ответственности Заказчика – предоставить всю необходимую информацию для составления технического задания, своевременно проверить и утвердить его, проверить результат работы на рабочих данных.

Также на этом этапе мы оцениваем бюджет и сроки проекта. Одни из важнейших вопросов: сколько будет стоить внедрение и когда всё будет готово? Если задача относительно простая и план работ по ней понятен на старте, то мы обычно готовим счет, в котором указываем фиксированную стоимость проекта и сроки его выполнения. Если же задача комплексная и оценить ее до начала работ проблематично, тогда мы указываем ориентировочные сроки и бюджет: время выполнения проекта – Х месяцев, примерная стоимость – Y рублей в месяц.

Еще один важный аспект, о котором мы говорим на втором шаге, это оценка рисков проекта. Риски – это все факторы, из-за которых проект может выйти за рамки бюджета и/или оговоренных сроков и даже совсем сорваться. Проговаривая риски до начала работ, мы снижаем вероятность возникновения каких-либо проблем в процессе внедрения. Здесь работает принцип «предупрежден, значит вооружен». Зная, что может пойти не так, и мы и Заказчик можем вовремя увидеть проблему и предотвратить ее. Например, один из наиболее частых рисков в проектах: слабая проработка технического задания. Когда сотрудники (и наши и Заказчика) видят этот пункт в счете, они с бо́льшим вниманием и ответственностью относятся к составлению задания, и в результате этот риск так и остается только на бумаге ☺.

Шаг третий. Подписание документов. В зависимости от сложности проекта количество документов может быть разным. В большинстве случаев мы ограничиваемся договором и счетом, в котором прописаны основные моменты, проработанные на втором шаге. Достаточно часто к счету прилагается техническое задание – в случаях, когда описания задачи в счете не достаточно. На особо крупных проектах составляются дополнительные документы: Устав проекта, Матрица ответственности, План коммуникаций и др. Их подписание делает проект более прозрачным для реализации и контроля с обеих сторон, а также повышает степень ответственности со стороны сотрудников обеих компаний.

Шаг четвертый. Подготовка. Наконец-то мы начинаем что-то делать ☺! На данном этапе осуществляется обучение сотрудников, идет подготовка к переносу остатков, проводится тестовая эксплуатация для проверки алгоритмов работы, выявляются и реализуются все необходимые доработки типового функционала под нужды заказчика, покупается и настраивается все необходимое программное обеспечение и техника. Длительность этапа может составлять как несколько минут для небольших задач (скопировать базу и начать работать), так и несколько месяцев для крупных проектов (чтобы запустить в работу программный комплекс на крупном предприятии, нужно выполнить практически все из вышеперечисленных работ).

Шаг пятый. Основные работы по внедрению. Когда все подготовительные работы выполнены, то назначается дата Х (как правило, это начало ближайшего месяца) перехода программы из тестового режима в рабочий. Какую бы основательную подготовку вы не провели, переход все равно вызовет массу новых вопросов, требующих решения. Одним из основных сюрпризов для сотрудников Заказчика (но не для нас ☺) становится возросшая степень их зависимости друг от друга. Например, для того, чтобы у бухгалтера Кати правильно выставились электронные счета-фактуры, нужно чтобы товаровед Маша правильно заполнила реквизиты контрагента и договор. До автоматизации Катя и Маша работали в независимых друг от друга программах, поэтому каждая вела учет данных, как ей было удобно. Теперь же, когда они работают в одной программе, им нужно научиться взаимодействовать в единой информационной системе. 

Для того, чтобы автоматизация улучшила уровень взаимодействия внутри компании, мы особое внимание уделяем тому, чтобы научить сотрудников/отделы общаться друг с другом, передавать друг другу информацию и учитывать, как их действия отразятся на работе других. Даже когда изменения касаются работы только одного сотрудника, часто ему для повышения эффективности нужно по-другому организовать свою работу, адаптироваться к новой программе. А на больших проектах, если не провести работу по налаживанию взаимодействия, внедрение может и вовсе заглохнуть – все переругаются друг с другом, работа усложнится, а не упростится (например, если Маша откажется корректно справочники, то Кате при выставлении счетов-фактур придется повторно их проверять и заполнять). 

Как правило, основные работы по внедрению занимают месяц или квартал с небольшим – от момента начала работы до момента закрытия периода. Этот промежуток времени позволяет выявить большинство технических недостатков и наладить взаимодействие сотрудников на предприятии.

Шаг шестой. Завершение проекта. На этом этапе мы подводим черту под выполненными работами: обсуждаем с заказчиком, все ли запланированные работы выполнены, проясняем все вопросы и подписываем документы об окончании проекта.

Шаг седьмой. Сопровождение. Для решения вопросов, возникающих уже в процессе эксплуатации программы, у нас работает Линия Консультации. Опытные бухгалтеры и пользователи программы помогают разбираться в сложных ситуациях и отражать новые операции в учете.

Любой проект в нашей компании проходит все эти шаги. В зависимости от его масштабов некоторые из них могут быть короче,длиннее или объединены но все они обязательны для успеха проекта. Каждый шаг имеет свои особенности и требует определенных навыков и компетенций, которыми, как правило, не обладают сотрудники заказчика. Мы в «101 Эксперт» концентрируемся на развитии нужных навыков и компетенций в нашей компании, чтобы каждый Заказчик смог достичь с нами желаемого результата.