Итак, вы задумались об автоматизации своего бизнеса. Разумеется, вы не будете делать это в одиночку, вам нужна команда. Мы в нашей компании уверены, что правильно подобранная команда проекта – это 90% успеха. Если вы только обдумываете приблизительный план автоматизации, то можете прочитать эту статью «по касательной». Однако, если под проект уже выделен бюджет, работы готовы к старту или даже уже стартовали, то возьмите бумагу, ручку и напротив каждой роли ниже напишите фамилии конкретных людей. Вы же понимаете, что эти люди будут тратить ваши деньги :).

Давайте разберемся, кто вам понадобится для внедрения. Итак, ключевые роли проекта:

Руководитель предприятия или автоматизируемого подразделения.

Как правило, руководитель не принимает активного участия в текущей работе по внедрению, но участвует в ключевых моментах.

Функции руководителя предприятия на проекте:

• Определить цели проекта. Это самая важная задача проекта. При определении целей необходимо ответить на некоторые вопросы. Зачем нам внедрение? Какие проблемы мы будем решать с помощью новых программ/технологий? Что нас не устраивает в текущем положении вещей? Какие результаты мы хотим получить на выходе? Какие участки работы мы планируем автоматизировать?

Отвечать на эти вопросы руководитель может как самостоятельно, так и с участием команды. Когда руководитель определяет цели самостоятельно, жизненно необходимо донести их до всех членов команды. Даже если проект инициирован «снизу» сотрудниками, то руководитель должен принять активное участие в постановке целей проекта, чтобы сбалансировать пожелания сотрудников и бюджет на автоматизацию.

• Определение команды проекта. Вопросам распределения ролей на проекте посвящена вся эта статья. Однако назначать эти роли в команде будете вы, руководитель. Вы должны определить какие работы могут быть выполнены сотрудниками компании, достаточно ли у них компетенций и времени (!) для этого. Также нужно определить, какие функции должны быть отданы на аутсорсинг, выбрать подходящую компанию.
• Определение бюджета и срока проекта. Как вы думаете, бюджет и сроки проекта зависят от того, на сколько активно вы участвуете на начальном этапе проекта ;) ?
• Принятие решений по ключевым вопросам или спорным ситуациям. Ну, здесь ничего нового, вы этим и так каждый день занимаетесь :).
• Принятие результатов работы. Руководитель не контролирует текущую работу, для этого есть другие роли на проекте. Но при завершении важных этапов работ его участие необходимо, чтобы определить все ли идет по плану и нет ли каких-либо сложностей. И да, решение о подписании актов выполненных работ и оплате подрядчикам тоже принимает руководитель.

Качества руководителя:

В-общем, тут нет ничего специфического, и все-таки перечислим компетенции и личные качества руководителя:

• Умение ставить цели и задачи, расставлять приоритеты.
• Умение организовывать работу других людей.
• Умение добиваться выполнения целей и задач.
• Умение работать с людьми.

Руководитель проекта. 

Это человек, который будет «двигать» проект.  Вопрос, кто должен быть руководителем проекта – сотрудник организации или представитель компании-внедренца – всегда очень актуален и однозначного ответа на него нет. Этот человек с одной стороны должен обладать достаточным знанием внедряемого продукта, а с другой стороны, обладать лидерскими качествами и полномочиями на предприятии и уделять проекту значительную часть рабочего времени. Идеально, когда такой человек есть на предприятии. Однако, на практике такое встречается редко. Поэтому нашими проектами, как правило, руководят наши специалисты, с передачей части функций сотрудникам заказчика. Давайте теперь разберем

Функции руководителя проекта:

• Планирование проекта. Планы проекта бывают нескольких уровней. Сначала на основании целей проекта составляется укрупненный план (например, сбор требований, подготовка, внедрение, завершение), потом каждый элемент плана разбивается более детально (например, по участкам учета: основные средства, банк, материалы) и, наконец, детализация до конкретных задач (загрузить остатки, написать загрузку банковской выписки и т.д.). В планировании, как правило, участвует несколько человек. Основная задача руководителя проекта – распределить бюджет и определить сроки всех задач плана.
• Распределение задач. Для того, чтобы задача была выполнена вовремя, у нее должен быть ответственный. Этих ответственных назначает руководитель проекта. В случае необходимости, он привлекает директора или других руководителей.
• Контроль выполнения планов и задач всех уровней. Эта работа обычно занимает большую часть времени руководителя проекта. Поскольку мы являемся сторонниками методологии гибкой разработки, где качество продукта важнее соблюдения плана, то в функции руководителя проекта входит также и корректировка планов, создание новых задач.
• Организация встреч участников проекта. Взаимодействие участников – важная составляющая успеха проекта. Поэтому в функции руководителя проекта входит организация общения всех участников с достаточной периодичностью. Для решения простых вопросов бывает достаточно телефонного звонка. В сложных случаях может понадобиться встреча всех участников проекта.

Качества руководителя проекта:

• Умение планировать сроки и контролировать их выполнение.
• Умение планировать и контролировать работу других людей.
• Уметь организовывать работу людей.
• Уметь выполнять необходимый объем работ в рамках бюджета.
• Обладать достаточными полномочиями.
• Умение «разруливать» сложные ситуации.
• Умение предвидеть проблемы на проекте и своевременно их решать.

Бизнес-аналитик.

Это так же очень важная роль на проекте. Если руководитель проекта отвечает за бюджет и сроки, то основная ответственность бизнес-аналитика – это качество выполняемых работ. Поскольку эти задачи зачастую противоречат друг другу, то на наших проектах мы стараемся разделять эти роли.

Функции бизнес-аналитика:

• Обучение пользователей. Прежде чем начать работу с программой, нужно показать пользователям ее возможности.
• Изучение бизнес-процесса организации. Чтобы внедрение прошло успешно, нужно тщательно разобраться в том, как работает компания, какие у нее есть потребности и особенности работы.
• Настройка типовой программы под потребности организации. Современные продукты 1С имеют много настроек и могут быть адаптированы под самые разные варианты учета. Поэтому, после того, как процессы организации изучены, программу 1С нужно настроить под нужды конкретной организации.
• Сбор и документирование требований на доработку. Составление технического задания – это совместная работа пользователей и специалиста по внедрению. Многие пожелания пользователей не требуют программных доработок, а реализуются с помощью настроек программы. Там же где требуются доработки, необходимо четко их описать, чтобы и программист, и пользователь понимали, какие доработки требуются и какой будет результат.
• Анализ требований на доработку. После сбора требований необходимо проанализировать, существует ли похожий функционал в программе и чем он не устраивает пользователей. Возможно, удастся обойтись без доработок. Также необходимо оценить, не противоречат ли пожелания пользователей существующему функционалу, требованиям законодательства или изначальным целям проекта. Также совместно с руководителем проекта необходимо проанализировать вкладываются ли данные доработки в бюджет проекта.
• Контроль работы программистов. В задачи бизнес-аналитика входит работа по техническому заданию с программистами, если у них возникают вопросы. Также бизнес-аналитик проверяет результаты их работы, чтобы полученный результат соответствовал требованиям.
• Составление технической документации. Написание инструкций для пользователей там, где это необходимо.

Качества бизнес-аналитика:

• Хорошо разбирается в программных продуктах как пользователь.
• Понимает архитектуру программных продуктов 1С, понимает, что можно, а что нельзя реализовать с технической точки зрения.
• Умеет анализировать и систематизировать большие объемы информации.
• Умеет выявлять потребности пользователей и решать их.
• Умеет общаться с людьми.
• Умеет грамотно и понятно писать.

Важно! Еще раз посмотрите внимательно на качества руководителя проекта и бизнес-аналитика. Как вы думаете, может ли эти качества сочетать в себе один человек? Теоретически, может, но как правило, - это все-таки два разных человека по набору качеств и поставленных задач. Поэтому мы категорически не рекомендуем объединять эти роли в одном человеке!

Продолжение следует...